Una de las mayores inversiones que se hacen en un consultorio odontológico está relacionado con los equipos odontológicos, estos son la principal herramienta para cumplir con los tratamientos odontológicos y dar bienestar a los pacientes, siendo estas herramientas parte importante en los consultorios, clínicas y por lo tanto deben ser tratado con todas las precauciones para retrasar su deterioro y prever el momento indicado de su sustitución, actividades básicas como: seguir todas las recomendaciones del fabricante, realizar a diario una inspección visual de los equipos, estar atentos a ruidos extraños y goteo de fluidos, limpieza básica del equipo después de cada turno, son maneras prácticas de proteger los equipos; en términos económicos se espera que el valor invertido sea recuperado en el corto, mediano o largo plazo (dependiendo del activo), y que además, generen sus propios recursos para su mantenimiento y sustitución.
De forma simple la rentabilidad es la relación que existe entre los beneficios que se generan y la inversión que se realiza, en este caso la inversión está relacionada con los equipos odontológicos y los beneficios corresponden a los ingresos que se producen como consecuencia del uso de esos equipos.
La administración de un consultorio odontológico incluye el control de los costos asociados a los equipos odontológicos y de los indicadores de rentabilidad relacionados con el desgaste de los equipos, su mantenimiento y reparación. El mantenimiento de los equipos es crítico para la salud financiera de su consultorio odontológico, los daños en los equipos pueden incluso causar el cierre por varios días del consultorio, es decir puede terminar perdiendo ingresos además de decepcionar a sus clientes cuando más lo necesitan. La pérdida de ingresos puede generar además un efecto negativo en la rentabilidad a largo plazo.
Por lo tanto, asegurarse de que su equipo odontológico está en buen estado todo el tiempo es un buen negocio, esto implica tener un Plan de Mantenimiento para garantizar que todo funcione. El Plan Mantenimiento permite adelantarse y/o evitar las posibles fallas que inevitablemente se van a presentar como consecuencia del uso; los expertos consideran que este tipo de mantenimiento es más económico que enfrentar los imprevistos dado que bajo esta circunstancia los costos incurridos serán mayores, por ejemplo, el reemplazo de una pieza puede resultar más costoso por los tiempos de transporte, o de importación, o simplemente por la premura de solucionar el inconveniente. Tener claridad de las fechas en los que se deben revisar los equipos y hacer los ajustes a tiempo mejora los tiempos de respuesta, ahorra dinero y por ende mejora la rentabilidad.
Con el paso del tiempo es apenas normal que los equipos se deterioren o deban ser remplazados por nuevas tecnologías, teniendo en cuenta esta situación los consultorios odontológicos deben realizar una reserva mensual de los ingresos obtenidos para de esta manera poder realizar este cambio lo menos traumático posible en las finanzas del consultorio, esta situación es de claro conocimiento para los contadores y se trata de la tasa anual de depreciación de bienes y equipos, que no es más que reconocer y provisionar dentro de las finanzas el deterioro y la amortización de los bienes, siguiendo al pie de la letra la teoría contable, se provisiona y se lleva al gasto un porcentaje para reemplazo del bien a futuro
Pero ¿Cómo hacer este cálculo y llevar el control de este valor? El software Dentalsoftweb además de administrar la historia clínica de los pacientes, cuenta desde su producto más básico con un control del cálculo de la depreciación de los equipos, este control permite llevar un estimado del valor en libros de los equipos y la reserva que se debe conservar para un futuro reemplazo, los lineamientos están determinados por las bases contables que determinan la vida útil de acuerdo a la norma contable (Artículo 137 del estatuto tributario), la cual indica de acuerdo a la clasificación del equipo si son 10, 8 o 5 años y adicional el porcentaje (del valor del equipo) que se debe depreciar que va entre 10% al 20%, ahora, es importante aclarar que al momento de vender los equipos dado su reemplazo también existe el valor del mercado que representa al final del ejercicio el valor real de los bienes, porque finalmente es el valor real, la diferencia entre el valor en libros y el valor real de venta se considera un aprovechamiento o perdida en la venta de los equipos.
Entonces para mejorar la rentabilidad de los equipos cada consultorio deberá por un lado aprovechar al máximo la eficiencia en la utilización de los equipos y controlar y prever los gastos de mantenimiento, reparación de los equipos e incluso estimar el momento del reemplazo de los equipos. No olvide además de contar con herramientas que permitan administrar de manera eficaz la rentabilidad de sus equipos, y los temas financieros del consultorio/clínica. Pregúntenos para más información.